Prowadzenie archiwum

W związku z licznymi zapytaniami firma Dokumentator proponuje usługę prowadzenia archiwum zakładowego/składnicy akt. Wszędzie tam gdzie z różnych przyczyn decydujecie się Państwo na przechowywanie dokumentów we własnej siedzibie należy się liczyć ze znaczącymi kosztami obejmującymi m.in. zasoby pracownicze, których zadania nie w pełni pokrywają się z rzeczywistym czasem pracy wykorzystywanym na obsługę archiwum zakładowego/składnicy akt, wtedy dobrą decyzją jest podjęcie współpracy z firmą, która posiada specjalistyczną wiedzę i znajomość procesów archiwizacyjnych, a ponoszone koszty będą proporcjonalne do potrzeb, bo Zleceniodawca płaci wyłącznie za wykonaną pracę.

Jeżeli dotychczasowe koszty prowadzenia archiwum zakładowego/składnicy akt nie były racjonalne możemy zadania prowadzenia archiwum zakładowego/składnicy akt przejąć na siebie, co z powodzeniem robimy już w wielu Instytucjach, a obejmują one m.in.:

• koordynację czynności kancelaryjnych - bieżący nadzór nad przestrzeganiem i prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją, doboru odpowiednich do załatwianych spraw klas z wykazu akt (JRWA), prawidłowego zakładania spraw, prowadzenia akt spraw i przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego/składnicy akt;
• prowadzenie archiwum zakładowego/składnicy akt, w tym przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych, dbanie o właściwe przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji, porządkowanie i udostępnianie pracownikom przechowywanej dokumentacji, przeprowadzanie procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej;
• szkolenie nowych pracowników i współpracowników w zakresie znajomości przepisów kancelaryjno-archiwalnych;
• bieżącą aktualizację wewnętrznych przepisów, w szczególności Instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej, JRWA oraz przeprowadzanie procedur akceptacji przez Archiwum Państwowe;
• konsultacje w sprawie zgodności elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD) czy elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) z instrukcją kancelaryjno-archiwalną obowiązującą w Jednostce.
• bezpieczeństwo dokumentów przed dostępem osób nieuprawnionych w wyniku wdrożenia właściwych procedur.

Całość może być prowadzona w dowolnie wybranych wariantach:

• pomoc doraźna, zadaniowa (utworzenie procedur, normatywów kancelaryjno – archiwalnych),
• roczny okres wdrożeń,
• współpraca długofalowa.